การแบ่งประเภทแฟ้ม
การแยกประเภทแฟ้มข้อมูลแฟ้มข้อมูลสามารถแยกประเภทของแฟ้มข้อมูลได้ดังนี้ แยกตามเนื้อหา มีดังนี้
ประเภทของแฟ้มข้อมูล (File Type) เราสามารถจำแนกแฟ้มข้อมูลออกตามลักษณะของข้อมูลที่เก็บบันทึกไว้และสามารถแบ่งแฟ้มข้อมูลออกเป็น
2 ประเภทใหญ่ๆ คือ
1.
แฟ้มข้อมูลหลัก
(Master File) เป็นแฟ้มข้อมูลซึ่งเก็บข้อมูลที่สำคัญ
เช่น แฟ้มข้อมูลประวัติ ลูกค้า (Customer master file) ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น
แฟ้มข้อมูลประวัติผู้จัดส่งสินค้า (Supplier master file) แฟ้มข้อมูลสินค้าคงเหลือ
(Inventory master file) แฟ้มข้อมูลบัญชี (Account master file) เป็นต้น
ซึ่งแฟ้มข้อมูลหลักเหล่านี้เป็นส่วนประกอบของระบบงานบัญชี (Account system)
2.
แฟ้มรายการปรับปรุง
(Transaction file) เป็นแฟ้มที่บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลหลักที่มีการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน
รายการที่เกิดขึ้นต้องนำไปปรับปรุงกับแฟ้มข้อมูลหลักเพื่อให้แฟ้มข้อมูลหลักมีข้อมูลที่ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
การปรับปรุงแฟ้มข้อมูลสามารถทำได้หลายอย่าง
เช่น การเพิ่มรายการ (Add record) การลบรายการ (Delete record) และการแก้ไขรายการ (Edit)
การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล
(File organization) มีวิธีการจัดได้หลายประเภท
เช่น
1. การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูลแบบตามลำดับ (Sequential File organization) ลักษณะการจัดข้อมูลรายการจะเรียงตามฟิลด์ที่กำหนด
(Key field) เช่น
เรียงจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อยหรือเรียงตามตัวอักษร
โดยส่วนมากมักจะใช้เทปแม่เหล็กเป็นสื่อในการเก็บข้อมูลซึ่งการเก็บโดยวิธีนี้จะมีทั้งข้อดีและข้อเสีย
ข้อดี ข้อเสีย
1.
เป็นวิธีที่เข้าใจง่าย
เพราะการเก็บจะเรียงตาม ลำดับ 1. เสียเวลาในการปรับปรุงในกรณีที่มีรายการ
ปรับปรุงน้อยเพราะจะต้องอ่านทุกรายการจนกว่า จะถึงรายการที่ต้องการปรับปรุง
2.
ประหยัดเนื้อที่ในการเก็บ
และง่ายต่อการสร้าง แฟ้มใหม่ 2. ต้องมีการจัดเรียงข้อมูลที่เข้ามาใหม่ให้อยู่ในลำดับ
เดียวกันในแฟ้มข้อมูลหลักก่อนที่จะประมวลผล
2. การจัดระเบียนแฟ้มข้อมูลแบบตรงหรือแบบสุ่ม (Direct or random file organization) โดยส่วนมากมักจะใช้จานแม่เหล็ก
(Hard disk) เป็นหน่วยเก็บข้อมูล
การบันทึกหรือการเรียกข้อมูลขึ้นมาสามารถเรียกได้โดยตรง ไม่ต้องผ่านรายการอื่นก่อน
เราเรียกวิธีนี้ว่าการเข้าถึงข้อมูลโดยตรง (Direct access) หรือการเข้าถึงโดยการสุ่ม
(Random Access) การค้นหาข้อมูลโดยวิธีนี้จะเร็วกว่าแบบตามลำดับ
ทั้งนี้เพราะการค้นหาจะกำหนดดัชนี (Index) จะนั้นจะวิ่งไปหาข้อมูลที่ต้องการหรืออาจจะเข้าหาข้อมูลแบบอาศัยดัชนีและเรียงลำดับควบคู่กัน
(Indexed Sequential Access Method (ISAM) โดยวิธีนี้จะกำหนดดัชนีที่ต้องการค้นหาข้อมูล
เมื่อพบแล้วต้องการเอาข้อมูลมาอีกกี่ รายการก็ให้เรียงตามลำดับของรายการที่ต้องการ
ซึ่งการเก็บโดยวิธีนี้มีทั้งข้อดีและข้อเสีย
ข้อดี ข้อเสีย
1.
สามารถบันทึก
เรียกข้อมูล และปรับปรุงข้อมูลที่ ต้องการได้โดยตรง
ไม่ต้องผ่านรายการที่อยู่ก่อนหน้า 1. สิ้นเปลืองเนื้อที่ในหน่วยสำรองข้อมูล
2.
ในการปรับปรุงและแก้ข้อมูลสามารถทำได้ทันที
2. ต้องมีการสำรองข้อมูลเนื่องจากโอกาสที่ข้อมูล
จะมีปัญหาเกิดได้ง่ายกว่าแบบตามลำดับ
อุปสรรคในการจัดการแฟ้มข้อมูลแบบดั้งเดิม (Traditional or Conventional file) คือ หน่วยสำรองข้อมูล
(Storage) จะมีแฟ้มข้อมูลหลักอยู่และในแฟ้มข้อมูลหลัก (Master file) จะประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ (Data Element) เช่น A-Z แต่ละแผนกก็จะต้องเขียนโปรแกรมประยุกต์
(Application Program) ของงานตนเองขึ้นมา
ซึ่งแต่ละงานอาจจะมีการเรียกใช้แฟ้มข้อมูลร่วมกัน แสดงการใช้แฟ้มข้อมูลแบบดั้งเดิม
จะเห็นว่าโปรแกรมประยุกต์ต่างๆ
อาจจะมีการเรียกใช้แฟ้มข้อมูลร่วมกัน ซึ่งทำให้โอกาสที่จะเกิด ข้อผิดพลาด (Error) มีมากขึ้น หากไม่มีการควบคุมการใช้แฟ้มที่ดี ดังนั้นปัญหาอาจจะเกิดขึ้นได้หลายประการเช่น
1.
การซ้ำซ้อน
และการสับสนของข้อมูล (Data Redundancy and confusion)
2.
ข้อมูลและโปรแกรมขึ้นต่อกัน
(Program-data dependence)
3.
ขาดความยืดหยุ่น
(Lack of flexibility)
4.
ขาดความปลอดภัยของข้อมูล
(Poor security)
5.
ข้อมูลขาดความสะดวกในการใช้และการแบ่งปันกัน
(Lack of data sharing and availability)
การจัดการแฟ้มข้อมูล (File Management) ในอดีตข้อมูลที่จัดเก็บไว้จะอยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูลอิสระ
(Conventional File) ซึ่งระบบงานแต่ละระบบก็จะสร้างแฟ้มของตนเองขึ้นมาโดยไม่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน
เช่น ระบบบัญชี ที่สร้างแฟ้มข้อมูลของตนเอง ระบบพัสดุคงคลัง (Inventory) ระบบการจ่ายเงินเดือน(Payroll)
ระบบออกบิล
(Billing) และระบบอื่นๆต่างก็มีแฟ้มข้อมูลเป็นของตนเอง
หากมีการปรับปรุงแก้ไขก็จะทำเฉพาะส่วนจึงทำข้อมูลขององค์การ บางครั้งเกิดสับสนเนื่องจากข้อมูลขัดแย้งกันและในบางองค์การอาจจะมีการเขียนโปรแกรมโดยใช้ภาษาที่เขียนที่ต่างกัน
เช่นภาษาโคบอล (COBOL language) ภาษาอาร์พีจี(RPG) ภาษาปาสคาล (PASCAL) หรือภาษาซี (C language) ซึ่งมีลักษณะของแฟ้มข้อมูลที่สร้างด้วยภาษาที่ต่างกันก็ไม่สามารถจะใช้งานร่วมกันได้
จึงทำให้องค์การเกิดการสูญเสียในข้อมูล
ดังนั้นก่อนที่องค์การจะนำคอมพิวเตอร์มาใช้จะต้องมีการวางแผนถึงระบบการบริหารแฟ้มข้อมูล
การแบ่งประเภทของแฟ้มข้อมูลและการจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล
การบริหารแฟ้มข้อมูลจะต้องมีการกำหนดโปรแกรมที่จะพัฒนาขึ้นมาว่าจะใช้ภาษาอะไร
มีหน่วยงานใดต้องใช้ ต้องการข้อมูลอะไร ข้อมูลที่แต่ละแผนกต้องการซ้ำกันหรือไม่
หรือมีข้อมูลอะไรที่ขาดหายไปและข้อมูลฟิลด์ไหนที่จะใช้เป็นคีย์ในการค้นหาข้อมูล
เช่น การสร้างแฟ้มประวัติลูกค้า
ประเภทของแฟ้มข้อมูล (File Type) เราสามารถจำแนกแฟ้มข้อมูลออกตามลักษณะของข้อมูลที่เก็บบันทึกไว้และสามารถแบ่งแฟ้มข้อมูลออกเป็น
2 ประเภทใหญ่ๆ คือ
แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) เป็นแฟ้มข้อมูลซึ่งเก็บข้อมูลที่สำคัญ เช่น
แฟ้มข้อมูลประวัติ ลูกค้า (Customer master file) ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น
แฟ้มข้อมูลประวัติผู้จัดส่งสินค้า (Supplier master file) แฟ้มข้อมูลสินค้าคงเหลือ
(Inventory master file) แฟ้มข้อมูลบัญชี (Account master file) เป็นต้น
ซึ่งแฟ้มข้อมูลหลักเหล่านี้เป็นส่วนประกอบของระบบงานบัญชี (Account system)
แฟ้มรายการปรับปรุง (Transaction file) เป็นแฟ้มที่บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลหลักที่มีการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน
รายการที่เกิดขึ้นต้องนำไปปรับปรุงกับแฟ้มข้อมูลหลักเพื่อให้แฟ้มข้อมูลหลักมีข้อมูลที่ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
วิธีการประมวลผล (Processing Technique) การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อช่วยในการประมวลผลทางธุรกิจนั้นมีวิธีการประมวลผลได้หลายแบบดังนี้
1.
การประมวลผลแบบชุด
(Batch Processing) คือ
การประมวลผลโดยผู้ใช้จะทำการรวบรวมเอกสารที่ต้องการประมวลผลไว้เป็นชุดๆ
ซึ่งแต่ละชุดอาจจะกำหนดเท่ากับเอกสาร 10 หรือ 20
รายการหรือมากกว่าก็ได้แต่ให้มีขนาดเท่ากัน
แล้วป้อนข้อมูลดังกล่าวสู่เครื่องคอมพิวเตอร์
จากนั้นจึงใช้คำสั่งให้ประมวลผลพร้อมกันที่ละชุดตัวอย่าง
บริษัทหนึ่งอาจจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อออกบิลโดยมีการรวบรวมใบสั่งซื้อจากลูกค้าภายในหนึ่งวันจากแผนกขาย
จากนั้นก็ส่งให้แผนกคอมพิวเตอร์ทำการป้อนข้อมูลและตรวจสอบความ
ถูกต้องของข้อมูลก่อนที่จะเก็บบันทึกไว้ จากนั้นก็จะนำข้อมูลดังกล่าวไปประมวลผล
ซึ่งอาจจะต้องอาศัยแฟ้มข้อมูลอื่นๆ มาประกอบการประมวลผล เช่น แฟ้ม
ข้อมูลสินค้าคงเหลือ แฟ้มข้อมูลลูกหนี้ กรณีลูกค้าซื้อเงินเชื่อและแฟ้มประวัติลูกค้า
เป็นต้น จากนั้นก็จะนำข้อมูล ดังกล่าวไปประมวลผล
ซึ่งอาจจะต้องอาศัยแฟ้มข้อมูลอื่นๆ มาประกอบการประมวลผล เช่น
แฟ้มข้อมูลสินค้าคงเหลือ แฟ้ม ข้อมูลลูกหนี้ กรณีลูกค้าซื้อ
เงินเชื่อและแฟ้มประวัติลูกค้า เป็นต้น
จากนั้นจึงออกบิลเพื่อส่งต่อให้กับผู้ขายเพื่อเบิกสินต้าที่แผนกพัสดุ
สินค้าหรือโกดัง (Warehouse) พิจารณา
แสดงข้อดีและข้อเสียของการประมวลผลแบบชุด
รูปแสดงขั้นตอนการรวบรวมบิลเป็นชุดก่อนประมวลผลแบบชุด
้ข้อดีของการทำงานแบบชุด
ข้อเสียของการทำงานแบบชุด
1.
เหมาะสำหรับบริษัทที่มีขนาดใหญ่
มีปริมาณงาน มากแต่ไม่จำเป็นต้องบริการข้อมูลทันทีทันใด 1. เสียเวลาในการข้อมูลที่ต้องการทันทีทันใด
อาจจะไม่ทันสมัย(Update) เนื่องจากการประมวลผลข้อมูลจะทำเป็นช่วงๆ
ปรับปรุงในกรณีที่มีรายการ ปรับปรุงน้อยเพราะจะต้องอ่านทุกรายการจนกว่า
จะถึงรายการที่ต้องการปรับปรุง
2.
ง่ายต่อการตรวจสอบ
หากข้อมูลผิดพลาด สามารถตรวจสอบเฉพาะชุดของข้อมูลที่ผิดพลาด 2. เสียเวลาในการรวบรวมข้อมูลเพื่อตรวจสอบ ก่อนจะทำการ
ประมวลผล
ตารางที่ 5.4 แสดงข้อดีและข้อเสียของการประมวลผลแบบโต้ตอบ(Interactive)
2.
การประมวลผลแบบโต้ตอบ
(Interactive) หมายถึง การทำงานในลักษณะที่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์
โดยผู้ใช้สามารถที่จะตรวจสอบข้อมูลได้ตลอดเวลา เช่น กรณีที่ลูกค้า นายวัลลภ คลองหก
จากบริษัทราชมงคล จำกัด ติดต่อซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์จากแผนกขาย
เจ้าหน้าที่พนักงานขายจะต้องป้อนรหัสลูกค้าเพื่อเรียกประวัตินายวัลลภขึ้นมาพิจารณาว่าในขณะนี้ได้สั่งซื้อสินค้าเกินวงเงินเครดิตหรือไม่
ถ้าไม่เกินก็อนุมัติการขายแต่ถ้าหากเกินก็อาจจะให้ชำระเป็นเงินสด
จากนั้นจะมีการตรวจสอบแฟ้มสินค้าคงคลังว่ามีสินค้าดังกล่าวหรือไม่เพื่อตัดสต็อก (Stock) แล้วพิมพ์บิลเพื่อจัดส่งให้ลูกค้า แสดงการทำงานการออกบิลโดยการประมวลผลแบบโต้ตอบ
รูปที่ 5.5 แสดงข้อดีและข้อเสียของการประมวลผลแบบโต้ตอบ
้ข้อดีของการทำงานแบบโต้ตอบ
ข้อเสียของการทำงานแบบโต้ตอบ
1.
สามารถตรวจสอบข้อมูลที่ป้อนทันทีทันใดด
1. โอกาสผิดพลาดมีมากกว่าวิธีแบบชุดเนื่องจากการ
ตรวจทานที่หน้าจอภาพอาจจะทำให้ผู้ตรวจตาลาย
2.
สารถแก้ไขข้อผิดพลาดได้ทันที
2. การแก้ไขข้อผิดพลาดทำได้ยากกว่า
3.
ได้รับผลลัพธ์ที่ทันสมัย
3.
การประมวลผลแบบออนไลน์
(Online processing) คือ
การประมวลผลร่วมกันระหว่างคอมพิวเตอร์ที่ ต่อพ่วงกับระบบสื่อสาร (Communication) โดยอาศัยอุปกรณ์ต่อพ่วง เช่น โมเด็ม (Modem) ซึ่งลักษณะการทำงานอาจจะมีเครื่องคอมพิวเตอร์หลายเครื่องต่อพ่วงกันในระบบเครือข่าย
(Network) ซึ่งอาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ ขนาดใหญ่
ขนาดกลางหรือไมโครคอมพิวเตอร์ก็ได้
โดยที่เครื่องคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องไม่จำเป็นต้องอยู่ใกล้กันแต่สามารถที่จะติดต่อสื่อสารกันได้โดยมีการส่งผ่านข้อมูลไปมาระหว่างกัน
ในระบบไมโครคอมพิวเตอร์เราอาจจะสร้างเครือข่ายในลักษณะเครือขายเฉพาะ (Local Area Network(LAN) ซึ่งเป็นเครือข่ายใกล้ๆ
หรืออาจสร้างเครือข่ายงานกว้าง [Wide Area Network(WAN)
ซึ่งเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่อยู่ห่างไกลกันมากแต่เชื่อมต่อกันได้โดยระบบ
โทรคมนาคม เช่น โทรศัพท์หรือดาวเทียม
ในเชิงธุรกิจกรณที่พนักงานขายอยู่ต่างจังหวัดและจะส่งใบสั่งซื้อของลูกค้า
เข้ามาที่สำนักงานใหญ่ก็สามารถทำได้โดยส่งข้อมูลผ่านทางสายโทรศัพท์แล้วพิมพ์บิลทีสำนักงาน
จากนั้นก็จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าตามใบสั่ง
แฟ้มรายการ
(Transaction File) หมายถึงแฟ้มข้อมูลที่บันทึกเหตุการณ์หรือความเปลี่ยนแปลงของแฟ้มข้อมูลหลัก
เป็นรายการย่อยที่เกิดในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ ที่เกิดจากการเพิ่มข้อมูล ข้อมูลต่าง ๆ
ในแฟ้มข้อมูล ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ชั่วคราว เมื่อปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลักแล้วระยะหนึ่งก็จะบันทึกลงแฟ้มรายการซึ่งมักจเรียงตามลำดับเหตุการณ์
โดยไม่จำเป็นต้องเรียงตามไพมารีคีย์
ถ้ามีรายการหลายประเภทอยู่ในแฟ้มเดียวกันมักมีรหัสบอกประเภทของ Transactionจะให้ 'P' แทนการซื้อ และ 'S' แทนการขาย
แฟ้มดัชนี (Index File) เช่นเดียวกับช่วงท้ายของหนังสือ แฟ้มดัชนีเป็นแฟ้มที่ใช้ชี้บอกตำแหน่งของข้อมูลในแฟ้มข้อมูล เพื่อช่วยให้ค้นหาได้รวดเร็ว
แฟ้มดัชนี (Index File) เช่นเดียวกับช่วงท้ายของหนังสือ แฟ้มดัชนีเป็นแฟ้มที่ใช้ชี้บอกตำแหน่งของข้อมูลในแฟ้มข้อมูล เพื่อช่วยให้ค้นหาได้รวดเร็ว
แฟ้มข้อมูลเก่า
(Historical File) มักเป็นแฟ้มข้อมูลเก่าที่ไม่ได้ใช้งานแล้วโดยใช้ข้อมูลเก่าในแฟ้มข้อมูลประเภทนี้
เป็นตัวเลขทางสถิติ ใช้สำหรับอ้าง
แฟ้มสรุปผล (Summary File) เป็นแฟ้มข้อมูลที่สร้างขึ้นมาจากแฟ้มข้อมูลอื่น
โดยการรวบรวมหรือคำนวณ
เพื่อให้อยู่ในรูปแบบที่มีความหมายมากขึ้นและไม่ต้องเสียเวลาทุกครั้งที่เรียกใช้งาน
แฟ้มงาน (Work File)
7) แฟ้มรายงาน (Report File) เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้เก็บข้อมูลที่จะนำเสนอในรูปแบบของรายงาน
8) แฟ้มสำรอง (Backup File) เป็นแฟ้มสำรองข้อมูล
เพื่อป้องกันความเสียหายหรือข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นกับแฟ้มข้อมูลสำคัญ ๆ นิยมใช้
ฮาร์ดดิสก์ ในการเก็บแฟ้มสำรองข้อมูล
ในการเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ในรูปแบบแฟ้มนั้นต้องประกอบด้วยเขตข้อมูลหลาย
ๆ เขตรวมกันเป็นระเบียน การเก็บและการเรียกข้อมูลจะกระทำทีละระเบียน
การแบ่งประเภทของแฟ้มจึงมักแบ่งแยกตามรูปแบบลักษณะการเรียกค้นหา ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 แบบด้วยกันคือ
+ แฟ้มลำดับ (sequential file)
+ แฟ้มสุ่ม (random file)
+ แฟ้มดัชนี (index file) ดังนี้
1) แฟ้มลำดับ เป็นแฟ้มที่มีโครงสร้างการเก็บข้อมูลแบบพื้นฐานที่สุด กล่าวคือ เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลลงในแฟ้มทีละระเบียน ข้อมูลจะเข้าต่อท้ายเรียงกันไป ในการย้ายข้อมูลก็จะอ่านข้อมูลที่ละระเบียน เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายอาจเปรียบเทียบได้กับการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ซึ่งสมมติว่าในม้วนเทปหนึ่งมีการเก็บเพลงได้ 10 เพลง ความยาวเพลงละ 3 นาที ซึ่งหากต้องการค้นหาเพลงใดก็ต้องเริ่มต้นจากเพลงแรกไปเป็นลำดับจนกว่าจะพบaaaaa
2) แฟ้มสุ่ม เป็นแฟ้มที่มีคุณสมบัติที่ผู้ใช้สามารถอ่านหรือเขียนที่ตำแหน่งใด ๆ ก็ได้โดยไม่ต้องเรียงลำดับจากต้นแฟ้ม เช่น กรณีของการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ถ้าต้องการอ่นเพลงที่ 5 ก็จะคำนวณความยาวของสายเทป เพื่อให้มีการเคลื่อนสายเทปไปยังตำแหน่งที่ต้องการแล้วจึงเริ่มอ่าน กรณีนี้จะทำได้เร็วกว่าสแบบลำดับaaaaa
3) แฟ้มแบบดัชนี แฟ้มแบบนี้จำเป็นต้องมีการจัดเรียงข้อมูลในเขตข้อมูลที่เป็นดัชนีเสียก่อน เพื่อประโยชน์ในการค้นหา การหาตำแหน่งในการเขียนการอ่านในระเบียนที่ต้องการปกติจะใช้ข้อมูลที่เป็นกุญแจสำหรับการค้นหา เพื่อความสะดวกในการกำหนดตำแหน่งการเขียนอ่าน ดังตัวอย่างเช่น ถ้าใช้ชื่อเพลงเป็นกุญแจสำหรับการค้นหา จะมีการเก็บชื่อเพลงโดยมีการจัดเรียงตามตัวอักษร เมื่อค้นหาชื่อเพลงได้ ก็ได้ลำดับเพลง ซึ่งสามารถนำไปคำนวณหาตำแหน่งที่ต้องการเขียนอ่านได้ต่อไป
+ แฟ้มลำดับ (sequential file)
+ แฟ้มสุ่ม (random file)
+ แฟ้มดัชนี (index file) ดังนี้
1) แฟ้มลำดับ เป็นแฟ้มที่มีโครงสร้างการเก็บข้อมูลแบบพื้นฐานที่สุด กล่าวคือ เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลลงในแฟ้มทีละระเบียน ข้อมูลจะเข้าต่อท้ายเรียงกันไป ในการย้ายข้อมูลก็จะอ่านข้อมูลที่ละระเบียน เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายอาจเปรียบเทียบได้กับการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ซึ่งสมมติว่าในม้วนเทปหนึ่งมีการเก็บเพลงได้ 10 เพลง ความยาวเพลงละ 3 นาที ซึ่งหากต้องการค้นหาเพลงใดก็ต้องเริ่มต้นจากเพลงแรกไปเป็นลำดับจนกว่าจะพบaaaaa
2) แฟ้มสุ่ม เป็นแฟ้มที่มีคุณสมบัติที่ผู้ใช้สามารถอ่านหรือเขียนที่ตำแหน่งใด ๆ ก็ได้โดยไม่ต้องเรียงลำดับจากต้นแฟ้ม เช่น กรณีของการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ถ้าต้องการอ่นเพลงที่ 5 ก็จะคำนวณความยาวของสายเทป เพื่อให้มีการเคลื่อนสายเทปไปยังตำแหน่งที่ต้องการแล้วจึงเริ่มอ่าน กรณีนี้จะทำได้เร็วกว่าสแบบลำดับaaaaa
3) แฟ้มแบบดัชนี แฟ้มแบบนี้จำเป็นต้องมีการจัดเรียงข้อมูลในเขตข้อมูลที่เป็นดัชนีเสียก่อน เพื่อประโยชน์ในการค้นหา การหาตำแหน่งในการเขียนการอ่านในระเบียนที่ต้องการปกติจะใช้ข้อมูลที่เป็นกุญแจสำหรับการค้นหา เพื่อความสะดวกในการกำหนดตำแหน่งการเขียนอ่าน ดังตัวอย่างเช่น ถ้าใช้ชื่อเพลงเป็นกุญแจสำหรับการค้นหา จะมีการเก็บชื่อเพลงโดยมีการจัดเรียงตามตัวอักษร เมื่อค้นหาชื่อเพลงได้ ก็ได้ลำดับเพลง ซึ่งสามารถนำไปคำนวณหาตำแหน่งที่ต้องการเขียนอ่านได้ต่อไป
วิธีการจัดการแฟ้มข้อมูล (File
Organization Methods)
การจัดการแฟ้มข้อมูล ควรจัดให้เหมาะสมกับงานแต่ละประเภท วิธีจัดแฟ้มข้อมูลมีรูปแบบต่าง ๆ กัน ดังนี้ 1. การจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ (Sequential File) คือ แฟ้มข้อมูลที่มีการจัดเก็บข้อมูลหรืออ่านข้อมูล เรียงลำดับไปตั้งแต่เรคคอร์ดแรกจนถึงเรคคอร์ดสุดท้าย ส่วนใหญ่จะเรียงลำดับตามค่าของฟิลด์ที่ถูกเลือกเป็นคีย์ (Key) เช่น ฟ้มข้อมูลพนักงานอาจกำหนดให้รหัสประจำตัวพนักงานเป็นคีย์ ดังนั้นในการจัดเรียงเรคคอร์ด เพื่อเก็บข้อมูลลงในแฟ้มข้อมูลจะเรียงตามลำดับรหัสประจำตัวพนักงาน ถ้าต้องการอ่านข้อมูลก็จะอ่านเรียงตามลำดับรหัสประจำตัวพนักงานตั้งแต่เรคคอร์ดแรกไปจนถึงเรคคอร์ดที่ต้องการ การประมวลผลข้อมูลโดยทั่วไปจะใช้ข้อมูล 2 แฟ้ม คือ แฟ้มแรกจะเป็นแฟ้มข้อมูลหลัก จะบันทึกข้อมูลเก็บไว้อย่างถาวร และแฟ้มรายการจะเก็บข้อมูลเฉพาะรายการที่เปลี่ยนแปลง (Transcation) เอาไว้เมื่อเตรียมแฟ้มข้อมูลทั้งสองแฟ้มเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมที่ทำหน้าที่ปรับปรุงข้อมูลจะทำการอ่านข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักและแฟ้มรายการ ถ้าใช้รหัสเป็นคีย์ (Key) ก็จะอ่านรหัสจากเรคคอร์ดแรกเรียงตามลำดับจนกว่าจะพบเรคคอร์ดที่มีค่าของคีย์เท่ากันรแกรมก็จะทำการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลที่ระบุไว้ในรหัสลงในแฟ้มข้อมูลหลักแฟ้มใหม่ ต่อไปโปรแกรมก็จะอ่านข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักอีกนกว่าจะหมดแฟ้มะนั้นการเก็บข้อมูลลงในแต่ละแฟ้มต้องเรียงลำดับตามคีย์ที่กำหนดไว้สื่อที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลแบบนี้นิยมใช้เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) เพราะราคาถูก และเหมาะกับงานที่ต้องการเรียกใช้ข้อมูลนั้นบ่อย ๆ ข้อดี ของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ - เรียกใช้ง่าย สะดวก และเสียค่าใช้จ่ายน้อย - สามารถใช้กับงานที่ข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงเป็นจำนวนมาก ข้อเสีย ของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ - การทำงานจะช้า - ข้อมูลที่ใช้จะต้องถูกเรียงลำดับก่อน
2.การจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุ่มหรือโดยตรง (Random Access or Direct Access File) คือแฟ้มข้อมูลที่มีลักษณะของการจัดเก็บข้อมูลที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้โดยตรง สามารถค้นหาหรือเรียกข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเรียงลำดับข้อมูล การประมวลผลมี 2 วิธี คือ วิธีที่ 1 โดยกำหนดให้ค่าของคีย์ (Key) ของแต่ละเรคคอร์ด แสดงถึงตำแหน่งที่เก็บข้อมูลในจานแม่เหล็ก เช่น กำหนดให้รหัสประจำตัวพนักงานเป็นคีย์ เช่น พนักงานรหัสที่120 ข้อมูลถูกเก็บไว้ในจานแม่เหล็กในแทร็ก (Track) ที่10 และเป็นเรคคอร์ดที่ 5 ในแทร็กนั้น ถ้าต้องการเรียกข้อมูลของพนักงาน ก็นำค่ารหัสมาแปลงเป็นตำแหน่งที่เก็บในจานแม่เหล็กได้โดยตรง วิธีที่ 2 ใช้เทคนิคที่รียกว่า แฮชชิ่ง (Hashing) คือ กระบวนการแปลงค่าของคีย์ให้เป็นตำแหน่งที่ในจานแม่เหล็กโดยใช้สูตรซึ่งมีหลายสูตรผลที่ได้จากวิธีแฮชชิ่งเป็นการสุ่มว่าจะเลือกใช้สูตรไหนในการเก็บข้อมูล จึงเรียกวิธีในการเข้าถึงข้อมูลวิธีนี้ว่าเป็นวิธีการเข้าถึงแบบสุ่ม สื่อที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลแบบนี้ได้แก่ จานแม่เหล็ก (Magnetic Disk) การจัดแฟ้มข้อมูลแบบนี้เหมาะกับงานที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลครั้งละไม่มาก ข้อดี ของการจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม - สามารถทำงานได้รวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาเรียงลำดับข้อมูล - เหมาะกับการประมวลผลแบบออนไลน์ (On-Line) ข้อเสีย ของการจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุม - การเขียนโปรแกรมสำหรับวิธีการจัดแฟ้มแบบนี้สลับซับซ้อนมากกว่าแบบเรียงลำดับ
3.การจัดแฟ้มข้อมูลแบบลำดับเชิงดัชนี (Indexed Sequential File) การจัดแฟ้มข้อมูลแบบนี้เป็นแบบเรียงลำดับตามคีย์ฟิลด์ (Key Field) เหมือนกับการจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ ข้อมูลในแฟ้มนี้จะถูกแบ่งออกเป็นช่วง ๆ หรือ เซกเมนต์ (Segment) โดยมีดัชนี (Index) เป็นตัวชี้บอกว่าข้อมูลที่ต้องการนั้นอยู่ในเซกเมนต์ใด วิธีนี้ทำให้การค้นหาข้อมูลได้เร็วเพราะการค้นหาข้อมูลจะอ่านเพียงเซกเมนต์เดียวไม่ต้องอ่านทั้งแฟ้มข้อมูล
การจัดการแฟ้มข้อมูล ควรจัดให้เหมาะสมกับงานแต่ละประเภท วิธีจัดแฟ้มข้อมูลมีรูปแบบต่าง ๆ กัน ดังนี้ 1. การจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ (Sequential File) คือ แฟ้มข้อมูลที่มีการจัดเก็บข้อมูลหรืออ่านข้อมูล เรียงลำดับไปตั้งแต่เรคคอร์ดแรกจนถึงเรคคอร์ดสุดท้าย ส่วนใหญ่จะเรียงลำดับตามค่าของฟิลด์ที่ถูกเลือกเป็นคีย์ (Key) เช่น ฟ้มข้อมูลพนักงานอาจกำหนดให้รหัสประจำตัวพนักงานเป็นคีย์ ดังนั้นในการจัดเรียงเรคคอร์ด เพื่อเก็บข้อมูลลงในแฟ้มข้อมูลจะเรียงตามลำดับรหัสประจำตัวพนักงาน ถ้าต้องการอ่านข้อมูลก็จะอ่านเรียงตามลำดับรหัสประจำตัวพนักงานตั้งแต่เรคคอร์ดแรกไปจนถึงเรคคอร์ดที่ต้องการ การประมวลผลข้อมูลโดยทั่วไปจะใช้ข้อมูล 2 แฟ้ม คือ แฟ้มแรกจะเป็นแฟ้มข้อมูลหลัก จะบันทึกข้อมูลเก็บไว้อย่างถาวร และแฟ้มรายการจะเก็บข้อมูลเฉพาะรายการที่เปลี่ยนแปลง (Transcation) เอาไว้เมื่อเตรียมแฟ้มข้อมูลทั้งสองแฟ้มเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมที่ทำหน้าที่ปรับปรุงข้อมูลจะทำการอ่านข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักและแฟ้มรายการ ถ้าใช้รหัสเป็นคีย์ (Key) ก็จะอ่านรหัสจากเรคคอร์ดแรกเรียงตามลำดับจนกว่าจะพบเรคคอร์ดที่มีค่าของคีย์เท่ากันรแกรมก็จะทำการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลที่ระบุไว้ในรหัสลงในแฟ้มข้อมูลหลักแฟ้มใหม่ ต่อไปโปรแกรมก็จะอ่านข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักอีกนกว่าจะหมดแฟ้มะนั้นการเก็บข้อมูลลงในแต่ละแฟ้มต้องเรียงลำดับตามคีย์ที่กำหนดไว้สื่อที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลแบบนี้นิยมใช้เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) เพราะราคาถูก และเหมาะกับงานที่ต้องการเรียกใช้ข้อมูลนั้นบ่อย ๆ ข้อดี ของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ - เรียกใช้ง่าย สะดวก และเสียค่าใช้จ่ายน้อย - สามารถใช้กับงานที่ข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงเป็นจำนวนมาก ข้อเสีย ของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ - การทำงานจะช้า - ข้อมูลที่ใช้จะต้องถูกเรียงลำดับก่อน
2.การจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุ่มหรือโดยตรง (Random Access or Direct Access File) คือแฟ้มข้อมูลที่มีลักษณะของการจัดเก็บข้อมูลที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้โดยตรง สามารถค้นหาหรือเรียกข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเรียงลำดับข้อมูล การประมวลผลมี 2 วิธี คือ วิธีที่ 1 โดยกำหนดให้ค่าของคีย์ (Key) ของแต่ละเรคคอร์ด แสดงถึงตำแหน่งที่เก็บข้อมูลในจานแม่เหล็ก เช่น กำหนดให้รหัสประจำตัวพนักงานเป็นคีย์ เช่น พนักงานรหัสที่120 ข้อมูลถูกเก็บไว้ในจานแม่เหล็กในแทร็ก (Track) ที่10 และเป็นเรคคอร์ดที่ 5 ในแทร็กนั้น ถ้าต้องการเรียกข้อมูลของพนักงาน ก็นำค่ารหัสมาแปลงเป็นตำแหน่งที่เก็บในจานแม่เหล็กได้โดยตรง วิธีที่ 2 ใช้เทคนิคที่รียกว่า แฮชชิ่ง (Hashing) คือ กระบวนการแปลงค่าของคีย์ให้เป็นตำแหน่งที่ในจานแม่เหล็กโดยใช้สูตรซึ่งมีหลายสูตรผลที่ได้จากวิธีแฮชชิ่งเป็นการสุ่มว่าจะเลือกใช้สูตรไหนในการเก็บข้อมูล จึงเรียกวิธีในการเข้าถึงข้อมูลวิธีนี้ว่าเป็นวิธีการเข้าถึงแบบสุ่ม สื่อที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลแบบนี้ได้แก่ จานแม่เหล็ก (Magnetic Disk) การจัดแฟ้มข้อมูลแบบนี้เหมาะกับงานที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลครั้งละไม่มาก ข้อดี ของการจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม - สามารถทำงานได้รวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาเรียงลำดับข้อมูล - เหมาะกับการประมวลผลแบบออนไลน์ (On-Line) ข้อเสีย ของการจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุม - การเขียนโปรแกรมสำหรับวิธีการจัดแฟ้มแบบนี้สลับซับซ้อนมากกว่าแบบเรียงลำดับ
3.การจัดแฟ้มข้อมูลแบบลำดับเชิงดัชนี (Indexed Sequential File) การจัดแฟ้มข้อมูลแบบนี้เป็นแบบเรียงลำดับตามคีย์ฟิลด์ (Key Field) เหมือนกับการจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ ข้อมูลในแฟ้มนี้จะถูกแบ่งออกเป็นช่วง ๆ หรือ เซกเมนต์ (Segment) โดยมีดัชนี (Index) เป็นตัวชี้บอกว่าข้อมูลที่ต้องการนั้นอยู่ในเซกเมนต์ใด วิธีนี้ทำให้การค้นหาข้อมูลได้เร็วเพราะการค้นหาข้อมูลจะอ่านเพียงเซกเมนต์เดียวไม่ต้องอ่านทั้งแฟ้มข้อมูล
